1. Description
Guiding and Scouting in Belgium (GSB) est la fédération qui regroupe les cinq associations belges de scouts et de guides. GSB se charge de représenter la Belgique au niveau international et est membre de l’OMMS et de l’AMGE, les organisations mondiales des scouts et des guides.
En novembre 2026, GSB organisera The Academy en collaboration avec les régions européennes de l’OMMS et l’AMGE. The Academy est un événement destiné aux bénévoles des associations de scouts et guides de toute l’Europe. Pendant cinq jours, les participants et participantes se réuniront pour suivre des formations, échanger sur leurs expériences et découvrir la culture scoute du pays hôte.
La Belgique accueillera cet événement du 3 au 8 novembre 2026 au Chiroheem Heibrand à Malle. GSB lance cet appel à candidatures pour recruter des volontaires bénévoles afin de nous aider à organiser The Academy et à en assurer le bon déroulement.
Envie de :
- soutenir GSB, l’OMMS et l’AMGE dans l’organisation pratique de The Academy
- ajouter une touche belge au programme ?
- mettre tes talents à profit pour offrir aux participant.e.s un événement inoubliable ?
- collaborer avec des bénévoles issu.e.s des cinq associations belges ?
Alors ce poste bénévole est fait pour toi !
2. Tâches et attentes
Nous recherchons des bénévoles pour mener à bien différentes missions. Celles-ci peuvent être classées en deux grandes catégories : (1) l’aide à l’organisation pratique de l’événement et (2) l’organisation et animation de notre programme social en soirée. Certaines tâches sont déjà clairement définies, tandis que d’autres offrent davantage de marge de manœuvre. Nous déterminerons ensemble, avec le groupe de travail, qui se chargera de quelles tâches et à quoi ressemblera exactement ta mission. Nous recherchons d’ores et déjà des bénévoles pour les tâches (ou parties de tâches) suivantes :
- Aide à l’organisation pratique de l’événement
Cela pourrait inclure les tâches (ou sous-tâches) suivantes :
- Responsable du groupe de travail (coordinateur principal)
- Conception du cadre imaginaire de l’évènement (le fil rouge)
- Gestion budgétaire, finances et financements
- Logistique
- Audiovisuel et informatique
- Organisation pratique
- Programme social (cérémonies d’ouverture et de clôture, activités dynamisantes, soirée internationale, etc.)
- Communication interne et externe
- Photographe/vidéaste
- Oreille attentive
- L’organisation et animation de notre programme social en soirée et bar scout/guide
Ce domaine pourrait englober les projets suivants :
- Être le.la responsable de cette équipe de travail
- Élaborer le concept
- Prévoir la décoration
- Établir et contrôler le budget
- Animer les activités et/ou tenir le bar
- Établir le planning des bénévoles pendant l’événement
3. Profil
- Motivé(e) : tu as envie de te lancer dans ce projet et d’apprendre dans les domaines où tu n’as peut-être pas encore d’expérience. Une expérience préalable (à l’international) n’est pas requise.
- Esprit d’équipe : tu apportes ta contribution au sein de l’équipe et travailles facilement avec les autres. Tu communiques clairement ton engagement, afin que nous sachions tous comment nous pouvons compter les uns sur les autres.
- Ouverture d’esprit : tu es prêt.e à considérer les choses sous un autre angle et oses aborder de nouvelles personnes et collaborer avec elles dans un contexte international.
- Membre de l’une des cinq associations de GSB : tu êtes membre actif de FOS, Les Guides, Les Scouts, Scouts en Gidsen Vlaanderen ou Scouts et Guides Pluralistes.
- Culture belge : tu souhaites t’investir ici, au sein d’une équipe, pour offrir aux scouts et guides une Academy réussie, avec une touche belge.
4. Que proposons-nous?
En tant que bénévole GSB à The Academy, les éléments suivants seront mis en place pour faciliter l’organisation et le travail au sein de l’équipe :
- Un après-midi d’accueil le dimanche 19 juillet de 14 h à 17 h, pour mieux connaître le projet, découvrir s’il te convient et déterminer quel rôle te motive le plus.
- Le soutien d’un interlocuteur au sein de GSB et d’un responsable d’équipe (à désigner)
- Afin de te permettre de te concentrer au mieux sur tes tâches principales, tu auras accès aux salles de réunion des cinq associations réparties dans toute la Belgique et tes frais de déplacement seront remboursés conformément à la politique de notes de frais GSB.
5. Disponibilité (estimation)
Tu es suffisamment disponible entre juillet 2026 et janvier 2027. Le temps nécessaire dépendra des tâches dont tu seras responsable. Voici une estimation réaliste du temps à consacrer :
- environ 6 heures en juillet et août, à planifier de manière flexible ;
- 2 réunions en soirée en septembre ;
- une réunion hebdomadaire à partir d’octobre ;
- (une partie de) l’événement en novembre ;
- 1 réunion en soirée en novembre ou décembre.
6. Processus de sélection
Tu es intéressé.e ? Alors n’hésite pas à manifester ton intérêt avant le 10 juillet via ce formulaire. Après le 10 juillet, ton association évaluera ta candidature et te reviendra rapidement.
